Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk

De verwerkingsverantwoordelijke is RatioNexa, een eenmanszaak gevestigd in Amsterdam. Contact over privacy loopt via het e-mailadres onderaan deze pagina.

2. Welke gegevens ik verwerk

Ik verwerk alleen gegevens die je zelf verstrekt of die nodig zijn om een opdracht uit te voeren:

• Contactformulier en e-mail: naam, e-mailadres, het gekozen onderwerp en de inhoud van je bericht.
• Klanten: naam, bedrijfsnaam, adres, KVK-nummer, btw-id, bankgegevens en de correspondentie die bij een opdracht hoort.
• Coaching: beknopte gespreksaantekeningen. Die zijn bedoeld als geheugensteun. Ik noteer geen diagnoses of medische gegevens en vraag je die ook niet te delen; de aantekeningen worden met niemand gedeeld.
• Softwareprojecten: toegang tot systemen of gegevens van je organisatie, uitsluitend voor zover nodig voor het werk en op basis van een verwerkersovereenkomst als dat vereist is.

3. Waarvoor en op welke grondslag

• Beantwoorden van je vraag of verzoek: mijn gerechtvaardigd belang om op berichten te kunnen reageren (art. 6 lid 1 onder f AVG) en, bij een mogelijke opdracht, het nemen van maatregelen vóór het sluiten van een overeenkomst (art. 6 lid 1 onder b AVG).
• Uitvoeren van een opdracht, inclusief facturering en communicatie: uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG).
• Bewaren van de administratie: wettelijke verplichting, met name de fiscale bewaarplicht (art. 6 lid 1 sub c AVG).
• Ik gebruik je gegevens niet voor nieuwsbrieven, profilering of geautomatiseerde besluitvorming, en verkoop ze niet.

4. Hoe lang ik gegevens bewaar

• Berichten via het contactformulier of e-mail die niet tot een opdracht leiden: maximaal één jaar na het laatste contact.
• Factuur-, contract- en betaalgegevens: zeven jaar na afloop van het boekjaar, vanwege de fiscale bewaarplicht. Overige correspondentie bij een opdracht: tot twee jaar na afronding.
• Gespreksaantekeningen coaching: tot één jaar na afronding van het traject, tenzij je eerder om verwijdering vraagt.

5. Met wie ik gegevens deel

Ik deel gegevens alleen met partijen die nodig zijn om de site te laten werken of de administratie te voeren, en niet met adverteerders of databrokers:

• Netlify, Inc. (Verenigde Staten): hosting van deze website en verwerking van het contactformulier. Berichten worden opgeslagen in het Netlify-account van RatioNexa. Netlify legt daarnaast kortstondig technische serverlogs vast, waaronder IP-adressen.
• Google (Gmail) en Cloudflare (e-mailrouting), beide Verenigde Staten: voor het ontvangen en versturen van e-mail.
• Doorgifte naar de Verenigde Staten vindt plaats op basis van het EU-VS Data Privacy Framework en, waar dat niet geldt, de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
• Boekhouder of boekhoudsoftware: voor de administratie, alleen factuurgegevens.
• Overheidsinstanties: alleen als de wet dat verplicht.

6. Cookies en statistieken

Deze website plaatst geen cookies en gebruikt geen analytics, tracking of ingesloten diensten van derden. Er is daarom ook geen cookiebanner. Als dat in de toekomst verandert, wordt deze verklaring eerst aangepast.

7. Beveiliging

De site wordt uitsluitend via HTTPS aangeboden. Toegang tot e-mail, het Netlify-account en de administratie is beveiligd met sterke wachtwoorden en tweestapsverificatie. Apparaten waarop gegevens staan, zijn versleuteld.

8. Je rechten

Op grond van de AVG heb je het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van je gegevens en het recht om bezwaar te maken. Een verzoek kun je per e-mail sturen; ik reageer binnen een maand. Om zeker te weten dat het verzoek van jou komt, kan ik om een bevestiging vragen.

Je bent niet verplicht gegevens te verstrekken, maar zonder naam en e-mailadres kan ik je bericht niet beantwoorden.

Vind je dat ik onzorgvuldig met je gegevens omga, dan hoor ik dat graag eerst zelf. Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Wijzigingen

Deze verklaring kan worden aangepast als de dienstverlening of de wetgeving verandert. De datum bovenaan geeft de laatste wijziging aan. Voor klanten met een lopende opdracht meld ik wezenlijke wijzigingen per e-mail. Bij verschil tussen de Nederlandse en de Engelse versie geldt de Nederlandse.

Vragen over privacy

Mail naar info@rationexa.com.